Umlaufsignatur / Mehrere Unterzeichner für ein Dokument
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Um ein Dokument zur Unterschrift in Auftrag zu geben, müssen Sie zunächst einen neuen Ordner anlegen und ihn dort hinzufügen. Alternativ können Sie das Dokument auch in einen der bestehenden Ordner einfügen. In diesem Abschnitt wird der gesamte Prozess der Beauftragung eines Dokuments zur Signatur dargestellt, beginnend mit der Erstellung eines neuen Ordners.
Um einen neuen Ordner zu erstellen:
Klicken Sie auf das Ordnersymbol mit der Aufschrift "+ Ordner erstellen und Dokumente hinzufügen" auf der Hauptseite der Plattform.
Geben Sie dann dem Ordner einen Namen. Dies kann z. B. der Name der Person sein, deren Dokumente er enthält, oder der Name des Falls, auf den sich der Ordner bezieht.
Klicken Sie auf "Bestätigen", um den Ordner anzulegen.
Der Ordner ist erstellt worden. Sobald der Ordner erstellt wurde, befinden Sie sich sofort in dem Ordner. Der Name des Ordners erscheint in der oberen linken Ecke. Sie können den Namen des Ordners jederzeit ändern.
Sie können das/die zu signierende(n) Dokument(e) hinzufügen, sobald der Ordner erstellt ist, da Sie sich innerhalb des Ordners befinden.
Wenn Sie bereits mehrere Ordner angelegt haben, wählen Sie den Ordner aus, dem Sie Dokumente hinzufügen möchten. Klicken Sie in dem Ordner auf die Schaltfläche "Wählen Sie Dateien vom Computer aus" und fügen Sie sie dem Ordner hinzu, oder ziehen Sie sie mit der Maus von der Festplatte in das mit einer gepunkteten Linie markierte Rechteck.
Sobald die Dokumente dem Ordner korrekt hinzugefügt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche "Nächstes" unten rechts auf dem Bildschirm.
Wählen Sie eine Unterschriftsart, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Für Informationen über Unterschriftstypen, klicken Sie auf "Mehr erfahren".
Nach der Auswahl des Signaturtyps erscheint unten ein Feld zur Auswahl einer grafischen Darstellung der Signatur. Wählen Sie aus den verfügbaren Optionen eine aus:
Visualisierung auf der ersten Seite des Dokuments
Zusätzliche Seite am Ende des Dokuments
Ort selbst festlegen
Nicht hinzufügen (nur bei qualifizierter Unterschrift möglich)
❗ HINWEIS: Die grafische Darstellung einer Unterschrift ist eine Liste der Personen, die das Dokument unterzeichnet haben, zusammen mit dem Zeitpunkt ihrer Unterschrift auf dem Dokument. Die grafische Darstellung einer Unterschrift ist eine Visualisierung der Unterschrift und nicht die tatsächliche elektronische Unterschrift.
Als nächstes fügen Sie die Unterzeichner hinzu. Geben Sie in das Formular nacheinander die Angaben zu jeder Person ein, der Sie das/die Dokument(e) zur Unterschrift vorlegen wollen.
-> für die qualifizierte Signatur: E-Mail-Adresse und Mobilnummer -> für die fortgeschrittene Signatur: E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Vor- und Nachname
Bestätigen Sie die Daten jedes Mal mit der Schaltfläche "Fertig".
Um eine weitere Person hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Einen weiteren hinzufügen" und füllen Sie das Formular auf die gleiche Weise aus.
Wenn Sie der Unterzeichner des Dokuments bzw. der Dokumente sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "Mich hinzufügen" unterhalb des Formulars, und Ihre Angaben werden automatisch in die Liste der Unterzeichner aufgenommen.
Wenn die Liste der Unterzeichner fertig ist, können Sie entscheiden, ob das Dokument in einer bestimmten Reihenfolge unterzeichnet werden soll oder nicht. Stellen Sie dazu den Schieberegler oberhalb der Liste der Unterzeichner auf die gewünschte Option.
Um die Unterschriftsreihenfolge zu ändern, ziehen Sie die ausgewählte Zelle in der Liste nach oben oder unten.
Wenn Sie eine bestimmte Reihenfolge für die Unterzeichnung festlegen, kann jede nachfolgende Person das Dokument erst dann unterzeichnen, wenn die vorangegangenen Personen es unterzeichnet haben.
Wenn Sie ein Dokument ohne festgelegte Reihenfolge zur Unterschrift senden, schieben Sie den Schieberegler nach links, wodurch die Option für die Unterschriftsreihenfolge deaktiviert wird. Alle Personen unterschreiben dann unabhängig voneinander.
📌 Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Personen aus der Liste zu entfernen oder deren Daten zu ändern. Fahren Sie dazu mit dem Mauszeiger über die gewünschte Datenzelle und klicken Sie auf eines der beiden Symbole auf der rechten Seite.
Wenn die Liste der Unterzeichner fertig ist, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zusammenfassung" oder "Ort festlegen" in der rechten unteren Ecke.
❗ ANMERKUNG! Falls Sie sich dafür entschieden haben, selbst anzugeben, wo auf dem Dokument die grafische Darstellung der Unterschrift platziert werden soll, erfolgt die Festlegung an dieser Stelle des Prozesses.
Unten auf der letzten Seite eines jeden Dokuments erscheinen Rechtecke mit den Angaben der Unterzeichner. Um sie zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zur Liste der Unterzeichner".
Anschließend positionieren Sie jedes der Rechtecke mit den Daten des Unterzeichners an der gewünschten Stelle des Dokuments, indem Sie es mit der Maus anfassen und verschieben. Für jedes Dokument geben Sie die Position der grafischen Darstellung der Unterschrift separat an. Sie navigieren zu jedem weiteren Dokument, indem Sie auf den Pfeil in der rechten unteren Ecke klicken, wie im Video unten gezeigt.
Sobald Sie die Position der grafischen Darstellung der Signatur für jedes Dokument festgelegt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Zusammenfassung".
❗ HINWEIS! Je nach Art der Unterschrift können Sie wählen, wer die Kosten für die Unterschriften der Unterzeichner übernimmt:
Fortgeschrittene Signatur - jedes Mal, wenn Sie ein Dokument zur Unterschrift senden, werden die Unterschriften der anderen Unterzeichner automatisch aus Ihrem Paket heruntergeladen.
Qualifizierte Signatur - Sie können die Zahlung entweder an den Unterzeichner weiterleiten oder selbst übernehmen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, die Kosten zu übernehmen, müssen Sie der Gegenpartei eines der Signaturpakete kaufen (die Identitätsprüfung ist im Paketpreis enthalten).
Wenn Sie derjenige sind, der die Dokumente unterzeichnet, sehen Sie beim Einreichen der Dokumente zur Unterzeichnung einen Bildschirm mit dem Status "JETZT SIGNIEREN".
Zum Unterschreiben:
Wählen Sie die zu signierenden Dokumente aus (Sie können alle auf einmal auswählen, indem Sie die unten angegebene Option wählen, oder jedes Dokument einzeln) und klicken Sie dann auf "Ausgewählte Dokumente signieren".
Hier haben Sie die Möglichkeit, die Ansicht Ihrer Dokumente zu ändern - von einer Kachel zu einer Liste. Wählen Sie dazu eines der beiden Symbole rechts über den Dokumenten, wie unten beschrieben:
Zurück zum Unterzeichnungsprozess, sobald die Schaltfläche "Ausgewählte Dokumente signieren" angeklickt wird:
In der rechten unteren Ecke erscheint ein Bildschirm mit Ihren Angaben. Prüfen Sie, ob diese korrekt sind.
Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche "Ich bestätige die Stammdaten Signieren Sie die Dokumente" und bestätigen Sie damit, dass die auf dem Bildschirm angezeigten Daten korrekt sind.
Sie erhalten einen SMS-Code auf Ihr Mobiltelefon, den Sie auf dem Bildschirm eingeben müssen.
Das Dokument wurde unterschrieben.
❗ HINWEIS!
Wenn sich Ihre persönlichen Daten ändern, müssen Sie ein Identitätsbestätigungsverfahren durchlaufen.
Wenn sich Ihre Daten geändert haben, können Sie diese während der Unterzeichnung des Dokuments ändern. So ändern Sie Ihre Angaben:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Meine Daten haben sich geändert" unter den angezeigten Daten.
Bearbeiten Sie in dem daraufhin angezeigten Fenster Ihre Daten und klicken Sie auf "Speichern".
Bestätigen Sie dann Ihre neue (oder unveränderte) Mobilnummer mit einem SMS-Code.
Ihre Daten werden aktualisiert und Sie können mit der Unterzeichnung von Dokumenten fortfahren.
❗ HINWEIS! Wenn Sie sich entschieden haben, den Ort der grafischen Darstellung der Unterschrift auf dem Dokument selbst anzugeben, haben Sie hier auch die Möglichkeit, das grafische Unterschriftensymbol vom Standard auf Ihre eigene Datei zu ändern (Sie können hier z.B. eine Faksimile-Unterschrift hinzufügen).
Eine benutzerdefinierte Datei (z. B. ein Faksimile einer Unterschrift) kann auch in den Kontoeinstellungen geändert werden - diese Option wird unter "Kontoeinstellungen" angezeigt.
Diese Änderung ist natürlich freiwillig. Um es zu diesem Zeitpunkt zu machen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Das Symbol ändern".
Wählen Sie dann "Ihre Datei" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Auswählen" - hier haben Sie die Möglichkeit, unsere eigene Signaturvisualisierung hochzuladen.
