Zlecanie dokumentu do podpisu
Last updated
Last updated
Aby zlecić dokument do podpisu należy w pierwszej kolejności utworzyć nowy folder i tam go dodać. Można też dodać dokument do jednego z istniejących już folderów. W tym paragrafie prezentujemy cały proces zlecania dokumentu do podpisu, rozpoczynając od utworzenia nowego folderu.
Aby utworzyć nowy folder:
Kliknij w ikonę folderu z napisem „+ Utwórz folder i dodaj dokumenty” na głównej stronie platformy.
Następnie nadaj nazwę folderowi. Może to być przykładowo imię i nazwisko osoby, której dokumenty się w nim znajdują lub nazwa sprawy, której folder dotyczy.
Kliknij „Potwierdź”, aby utworzyć folder.
Folder został utworzony. Po utworzeniu folderu jesteś od razu w jego wnętrzu. Nazwa folderu widnieje w lewym górnym rogu. Nazwę folderu możesz zmienić w dowolnym momencie.
Dokument/dokumenty do podpisu możesz dodać od razu po utworzeniu folderu, ponieważ znajdujesz się w jego wnętrzu.
Jeśli masz już utworzonych więcej folderów, wybierz ten, do którego chcesz dodać dokumenty. Będąc w folderze, należy kliknąć przycisk „Wybierz pliki z komputera” i dodać je do folderu, lub alternatywnie przeciągnąć je z dysku za pomocą myszki w pole prostokąta zaznaczone przerywaną linią.
Gdy dokumenty zostaną poprawnie dodane do folderu, kliknij przycisk „Dalej” znajdujący się w prawym dolnym rogu ekranu.
Wybierz rodzaj podpisu zgodnie ze swoimi potrzebami. Aby uzyskać informacje o rodzajach podpisów, kliknij "Dowiedz się więcej".
Po wybraniu rodzaju podpisu, poniżej pojawi się pole wyboru graficznej reprezentacji podpisu. Spośród dostępnych opcji wybierz jedną:
Wizualizacja na pierwszej stronie dokumentu
Dodatkowa strona na końcu dokumentu
Samodzielne wskazanie miejsca na dokumencie
Nie dodawaj (tylko dla podpisu kwalifikowanego)
❗ UWAGA! Graficzna reprezentacja podpisu to lista osób, które podpisały dokument wraz z czasem złożenia przez nie podpisu na dokumencie. Graficzna reprezentacja podpisu to wizualizacja podpisu, a nie faktyczny podpis elektroniczny.
Następnie, dodaj podpisujących. W formularzu wpisz po kolei dane poszczególnych osób, do których wysyłasz dokument(y) do podpisu.
-> dla podpisu kwalifikowanego: adres e-mail i numer telefonu komórkowego -> dla podpisu zaawansowanego: adres e-mail, numer telefonu komórkowego, imię i nazwisko
Zatwierdź dane każdorazowo przyciskiem „Gotowe”.
Aby dodać kolejną osobę, kliknij przycisk „Dodaj kolejnego” i wypełnij formularz w ten sam sposób.
Jeśli jesteś stroną podpisującą dokument(y), kliknij widniejący pod formularzem przycisk „Dodaj mnie”, wówczas Twoje dane automatycznie pojawią się na liście podpisujących.
Gdy lista podpisujących jest gotowa możesz zdecydować, czy dokument ma być podpisywany w ustalonej kolejności, czy nie. W tym celu ustaw suwak znajdujący się nad listą osób na wybranej opcji.
Aby zmienić kolejność podpisywania, chwyć i przeciągnij wybraną komórkę w górę lub w dół listy.
Jeśli ustawisz podpisywanie w określonej kolejności, wówczas każda kolejna osoba będzie mogła podpisać dokument dopiero, gdy podpiszą go poprzedzające osoby.
Jeśli wysyłasz dokument do podpisu bez ustalonej kolejności, przesuń suwak w lewo, co wyłączy opcję ustalania kolejności podpisu. Wówczas wszystkie osoby podpisują niezależnie od siebie.
📌 W tym miejscu masz także możliwość usunięcia osób z listy lub zmiany ich danych. W tym celu należy najechać na wybraną komórkę z danymi i kliknąć w jedną z dwóch ikon po prawej stronie.
Gdy lista podpisujących jest gotowa, kliknij przycisk „Podsumowanie” lub "Wskaż miejsce" znajdujący się w prawym dolnym rogu.
❗ UWAGA! W przypadku gdy zaznaczyłeś/zaznaczyłaś samodzielne wskazanie miejsca na dokumencie, w którym ma się znaleźć graficzna wizualizacja podpisu, wskażesz ją w tym momencie.
Na dole ostatniej strony każdego z dokumentów pojawiły się prostokąty z danymi osób podpisujących. Aby je zobaczyć, kliknij przycisk „Przewiń do listy podpisujących”.
Następnie, każdy z prostokątów z danymi osoby podpisującej ustaw w wybranym na dokumencie miejscu, chwytając go i przesuwając. Dla każdego z dokumentów lokalizację graficznej reprezentacji podpisu wskazujesz oddzielnie. Do każdego kolejnego dokumentu przejdziesz klikając strzałkę w prawym dolnym rogu, jak wskazano na poniższym filmie.
Po ustaleniu lokalizacji graficznej reprezentacji podpisu dla każdego z dokumentów, kliknij przycisk „Podsumowanie”.
❗ UWAGA! W zależności od rodzaju podpisu możesz wybrać, kto pokryje koszt podpisów osób podpisujących:
Podpis Zaawansowany – za każdym razem, gdy wysyłasz dokument do podpisu, podpisy pozostałych podpisujących są automatycznie pobierane z Twojego pakietu.
Podpis Kwalifikowany – możesz przerzucić płatność na podpisującego lub zapłacić za niego. Jeśli zdecydujesz się pokryć koszt, musisz kupić drugiej stronie jeden z pakietów podpisów (weryfikacja tożsamości jest wliczona w cenę pakietu).
Jeśli jesteś stroną podpisującą dokumenty, po przekazaniu dokumentów do podpisu, pojawi się ekran z dokumentami o statusie „DO PODPISU”.
Aby je podpisać:
Zaznacz dokumenty do podpisu (możesz zaznaczyć wszystkie naraz wybierając wskazaną poniżej opcję lub każdy pojedynczo) i następnie kliknij „Podpisz wybrane dokumenty”.
W tym miejscu masz możliwość zmiany widoku dokumentów – z kafelek na listę. Zrobisz to wybierając jedną z dwóch ikon po prawej stronie nad dokumentami, jak zaznaczono poniżej:
Wracając do procesu podpisywania, po kliknięciu przycisku „Podpisz wybrane dokumenty”:
W prawym dolnym rogu, pojawi się ekran z Twoimi danymi. Sprawdź ich poprawność.
Aby sfinalizować proces, kliknij przycisk w prawym dolnym rogu „Potwierdzam aktualność moich danych Podpisz dokumenty”, potwierdzając tym samym, że Twoje dane, które widnieją na ekranie są poprawne.
Na Twój telefon komórkowy otrzymasz kod SMS, który należy wprowadzić na ekranie.
Dokument został podpisany.
❗ UWAGA!
W przypadku zmiany danych osobowych, wymagane będzie przejście procesu potwierdzenia tożsamości.
Jeżeli twoje dane się zmieniły możesz zmienić je w trakcie podpisywania dokumentu. Aby zmienić swoje dane:
Kliknij w przycisk "Moje dane się zmieniły", który znajduje się pod wyświetlanymi danymi.
W oknie wyświetlanym na ekranie edytuj swoje dane i kliknij "Zapisz".
Następnie zweryfikuj swój nowy (lub niezmieniony) numer telefonu za pomocą kodu SMS.
Twoje dane zostaną zaktualizowane i możesz kontynuować podpisywanie dokumentów.
❗ UWAGA! W sytuacji gdy wybrałeś/wybrałaś samodzielne wskazanie miejsca graficznej reprezentacji podpisu na dokumencie, w tym miejscu masz także możliwość zmiany graficznego symbolu podpisu ze standardowego na własny plik (można tu dodać np. faksymile podpisu).
Własny plik (np. faksimile podpisu) można również zmienić w Ustawieniach konta – opcja ta jest pokazana w zakładce "Ustawienia konta".
Zmiana ta jest oczywiście dobrowolna. Aby jej dokonać w tym momencie:
Kliknij przycisk „Zmień symbol”.
Następnie wybierz „Twój plik” i kliknij przycisk „Wybierz” – tutaj masz możliwość wgrania swojej własnej wizualizacji podpisu.
